Una de las cosas inteligentes que he hecho este año es sistematizar todos mis procesos. Cosas que hacemos diariamente pero que no tienen un orden o un paso a paso específico y resulta que cuando queremos delegar, nos vemos obligados a crear sistemas.

Hoy quiero decirte que no necesitas esperar a delegar esto para recién crearlo. Si lo haces para ti misma, vas a poder pulir este servicio y estarás preparada para delegarlo de forma exitosa y no a prueba y error en el mismo momento que le estás pagando a alguien.

Te contaré 3 sistemas que yo ocupo y que creo que tú también deberías tener en tu negocio.

Prefieres escuchar este episodio?: Ep 164  3 sistemas que toda emprendedora necesita

Sistema 1

📊 CRM para tus Clientes 📊

¿Qué es un CRM?
Un CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta que te permite gestionar las relaciones con tus clientes. Es una base de datos que te ayuda a organizar la información sobre cada cliente, sus preferencias y su historial de interacciones.

Cuando solo vendía cursos online, no tenía un CRM porque el embudo era que la persona me compraba y listo. Podía ver, utilizando kajabi, todo sobre mis clientes: historial de los mails leidos, productos comprados, pero no me permitía tener un seguimiento más fino.

Hoy, que tengo servicio 1 a 1, es muy importante entender el estado de cada persona que quiere ser parte de mi programa. Si actualmente no tuviera un CRM, tendría mucha información sobre mis clientes, todas estarían en distintas etapas y cuando manejamos muchas personas, necesitamos que, paulatinamente, todo esté lo más automatizado posible.

El CRM lo empecé a utilizar hace poco y aun tengo mucho manual porque estoy probando y viendo cual es el flujo y cuales son las automatizaciones que tengo que poner en marcha. No hay que empezar automatizando todo de una. Hay que probar las plataformas, amigarnos, crear mails, plantillas para enviar, PDF como secuencias de bienvenida, propuesta, contratos, etc. Actualmente estoy utilizando Dubsado.

Cosas que hago con el CRM:
– Identificar todos los potenciales clientes
– Calendarizar las reuniones y automatizar los recordatorios: la persona agenda en base a mi disponibilidad, le llega un correo, se arma la reunión, queda en google calendar de ambas, y le llegan recordatorios.
– Hacer seguimiento
– Enviar presupuestos y cotizaciones.
– Cobrar y generar invoices, facturas.
– Automatizar onboarding: desde que la persona quiere que trabajemos juntas, se le envía mail de bienvenida, guía de bienvenida para que sepa los pasos siguientes, envío de formulario, etc.
– Definir la etapa de cada cliente: se cuantas personas tengo agendadas con llamados, cuantas personas hacer seguimiento, sé toda la fase de cada cliente.

Beneficios de Implementar un CRM:
– Mejora la atención al cliente.
– Personaliza tu oferta de servicios.
– Incrementa la retención de clientes.
– Facilita el seguimiento de prospectos.

Este es el primer sistema que si tu ofreces servicios 1 a 1 y haces cotizaciones específicas para cada persona, te recomiendo que tengas y que comiences a setearlo antes de traer a alguien a tu equipo.

Sistema 2

📝 Sistema para Crear Contenido Estratégico 📝

La creación de contenido estratégico es esencial para atraer y retener clientes. Un sistema adecuado te permitirá planificar, producir y distribuir contenido relevante y valioso para tu audiencia.

En primer lugar tienes que recopilar mucho contenido. Tienes que estar con los ojos muy abiertos recopilando todo lo que te dicen tus clientes. Vuelco la información a una lista y agrego más ideas que se van ocurriendo. Esta lista está compartida en Trello con mi diseñadora, Nily. Nuestro sistema de trabajo es que a cada idea, le voy colocando fechas y etiqueto a Nily para que sepa que el post está listo para que lo diseñe. Una vez listo, me avisa, descargo los archivos y los automatizo en Later para publicar.

Si aún no has delegado la parte visual de tus post, es el momento para hacerlo porque si tu no eres diseñadora, te estás cargando una tarea que no es de tu expertise. Delegar es una inversión, pero no podemos llevar todas las aristas de nuestro negocio si queremos crecer. Quiero ocupar mi tiempo en aquello que genere impacto que puede ser crear un carrusel que sea muy bueno y me traiga muchos leads (pero yo lo ideo y mi diseñadora lo crea bonito) y no estoy haciendo todas las tareas sola.

Sistema 3

 🎙️  Flujo de Trabajo para la Creación de Contenido de Formato Largo  🎙️

Si tu tienes un blog o podcast necesitamos crear un sistema que sea consistente en el tiempo. Creo que uno de los mayores errores es que no somos consistentes. Queremos tener videos en youtube, crear un blog que sabemos que la gente va a llegar por el SEO, crear un podcast para posicionarnos como expertas pero resulta que no tenemos un sistema, no estamos delegando ninguna de las partes, estamos haciendo todo nosotras y nos estamos cargando más tareas y más carga en el poco tiempo que tenemos.

Un sistema te va a ayudar a la consistencia y a ser más estratégica. Si no nos damos el tiempo de manera regular a pensar con claridad, con tiempo, con disponibilidad, no vamos a llegar muy lejos. Por eso son tan importante los sistemas.

En mi caso, al igual que con la creación de contenido estratégico, tengo muchas ideas de episodios de podcast y tengo Click Up, que es similar a un Trello, compartido con Beli que es mi Podcast Manager. Grabo y edito en el momento, luego el clip de audio se lo envío a Beli, ella hace la transcripción, lo sube al blog, hace las gráficas, lo sube a libsyn para que se suba a spotify, itunes y demás plataformas, tengo escrito el mail en un drive, ella lo traspasa a Kajabi y se programa para que salga en las fechas que tenemos pautadas.

Si tienes un podcast y no tienes episodios hechos para las próximas dos semanas, tienes que volver a tu semana perfecta, que si no la has hecho aún, te recomiendo que la hagas para tener claridad y bloques de tiempo. Puedes encontrar el recurso AQUI. Tenemos que tener el hábito de revisar nuestra semana perfecta para afinar y ajustar todas las tareas de nuestra marca o negocio.

Espero que alguno de estos sistemas te hagan sentido. Si no tienes un sistema para crear contenido, visualmente es super importante que lleves un track de los episodios, del estado en el que están, de tus clientes, en qué fase se encuentra cada uno y qué acciones hay que hacer con cada uno de ellos. Delega aquello que no necesitas hacer tú. Libera tu tiempo para hacer eso que realmente hará crecer tu negocio.

Ten la proyección de qué tareas se pueden delegar y hazlo sin miedo. No tengas miedo de soltar, de invertir.

Brandista querida, si te gusto este episodio, si quieres que yo te guíe a crear todos estos sistemas en tu negocio y ver cuáles se ajustan a tus necesidades, agenda una llamada de estrategia gratuita AQUI para ver si mi nuevo programa Mama Mastery Method, que es un programa de 12 semanas, full personalizado en tus necesidad, trabajamos en pos a tus objetivos, y te ayudo a vender más y a hacer menos, es para ti.

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